GTDで機械的にタスクを処理しよう

今日はタスク管理の手法の一つであるGTDをご紹介します。
GTDとは“Getting Things Done(仕事を成し遂げる)の略です。

これを利用すると日々の中で思考しながら動くのではなく、
機械的にタスクをこなすことが出来るので、
頭のリソースを無駄に消費することが無くなります。

ではGTDとはどんなものでしょうか。

GTDは開発者であるデビッド・アレンによって、
人間の「思い出すシステム」に変わるものとして考案されました。

アレンはその時、その場所で何をするか思い出すのは非効率であるとし、
「信頼できるシステム」に事前に次の行動リストを預けておき、
システムに従って然るべき時に然るべき事を実施していくことを考えました。
これがGTDの基本的な考え方です。

具体的なやり方を見ていきましょう。

1.収集  :頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること(問題)」を収集リストに書き出す
2.処理  :書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
3.整理  :リストを自身がスケジュール管理に使っているツール(手帳やアプリ)に入れ込む。
4.見直し:自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
5.実行  :リストアップした「出来ること」を順次片付ける。

基本的には上記5つのステップでタスクを整理します。

それぞれの項目を具体的に説明します。

収集
やらなければならない仕事や覚えておくべき仕事、やり途中の仕事をすべて残らず書き出します。
書き出す対象は紙でもスマホでも構いません。
ここでの目的は、頭の中にあるすべき事に関する雑然とした考えを全部追い出すことにあります。

処理
収集した項目に対して仕分けを行います。

2分以内でできるもの。リスト化せずに実行する。
複雑なもの、計画を立てて行うもの。「プロジェクト」のリストへ。
複雑でないもので、自分でしなくてもいいもの「連絡待ち」のリストへ。
複雑ではないが今すぐしなくてもよいもの。「カレンダー」のリストへ。
複雑ではなく今すぐしたほうがよいもの。「次のアクション」のリストへ。
資料としてファイルにしまうものは、「資料」リストへ。
いつかやる仕事としてあたためておくものは、「いつかする」リストへ。

仕分けが終わると下記のリストのいずれかにタスクが分類されます。
  □次のアクション
  □プロジェクト
  □連絡待ち
  □カレンダー
  □いつかやる
  □資料

整理
先程仕分けしたものをツール(手帳やアプリ)に入れます。

見直し
時間に紐づくタスクや、いつかやることになっているものなどは定期的に見直しを行います。
最低でも週1回は見直すようにしましょう。

実行
ここまでに整理したものに従って行動します。

どうでしたでしょうか。
GTDのポイントはタスクが発生するたびに「信頼するシステム」に
書き出す事によって、頭を常に空の状態にしておき、
事前に整理した内容に従って動けることです。

最近ではスマホのアプリでもGTDを実践するためのものが出ているようです。
「todoist」やiPhoneだと「OmniFocus」が定番のようです。

みなさんもGTDを利用して
タスクを効率的にこなしていきましょう!

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